Việc sử dụng Gmail thường xuyên cho công việc có thể dẫn đến tình trạng dung lượng lưu trữ bị đầy. Thay vì chi trả để nâng cấp dung lượng, bạn hoàn toàn có thể giải phóng 15GB mà không cần phải xóa bất kỳ email nào.
Giải pháp nằm ở việc tạo một tài khoản Gmail mới và thiết lập chuyển tiếp POP để tất cả email cũ được lưu trữ trong một kho lưu trữ riêng biệt. Như vậy, bạn vừa giữ lại được toàn bộ email cũ, vừa có thêm không gian lưu trữ cho những email mới.
Gmail đã tích hợp sẵn các công cụ hỗ trợ dọn dẹp hộp thư đến. Bạn có thể sử dụng tính năng Manage Subscriptions để hủy đăng ký các bản tin không cần thiết một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu bạn không thường xuyên quản lý hộp thư, việc tìm kiếm email quan trọng giữa hàng ngàn bản tin, biên lai và quảng cáo sẽ trở nên khó khăn.
Ngay cả khi bạn dành thời gian để sắp xếp, vẫn có nguy cơ vô tình xóa nhầm những email quan trọng. Google One cung cấp các gói nâng cấp dung lượng lưu trữ, bắt đầu từ 1,99 đô la mỗi tháng cho 100GB. Nhưng không phải ai cũng có đủ điều kiện tài chính hoặc thực sự cần thiết phải nâng cấp.
Việc chuyển các email cũ sang một tài khoản phụ là một giải pháp tối ưu. Bạn vừa giải phóng dung lượng trên tài khoản chính, vừa đảm bảo giữ lại mọi thứ để sử dụng khi cần.
Phương pháp này sử dụng giao thức POP để cho phép một tài khoản email lấy tin nhắn từ tài khoản khác. Bạn cần bật POP trên tài khoản cũ, tạo một tài khoản lưu trữ mới và yêu cầu nó sao chép tất cả dữ liệu. Tài khoản mới sẽ kết nối nhiều lần, sao chép toàn bộ tin nhắn và có thể xóa chúng khỏi hộp thư đến ban đầu sau khi tải về. Gmail sẽ tự động xử lý các tác vụ phức tạp này.
Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, hãy tạo bản sao lưu email bằng Google Takeout. Truy cập Google Takeout, chọn Gmail và tải bản sao lưu xuống máy tính hoặc ổ cứng ngoài. Đây là một biện pháp phòng ngừa nếu có sự cố xảy ra trong quá trình chuyển đổi.
Bạn cũng cần tạo mật khẩu dành riêng cho ứng dụng đối với tài khoản Gmail cũ. Cài đặt bảo mật của Google thường chặn truy cập POP bằng mật khẩu thông thường. Truy cập Mật khẩu Google App, tạo mật khẩu ứng dụng một lần có tên tương tự như Email Transfer và sao chép mã 16 chữ số. Hãy lưu giữ mã này để sử dụng trong các bước tiếp theo. Nếu gặp lỗi, hãy đảm bảo bạn đã bật xác thực hai yếu tố cho tài khoản email của mình và thử lại.
Việc tạo mật khẩu dành riêng cho ứng dụng là một bước quan trọng. Nếu không có nó, bạn sẽ không thể hoàn tất quá trình chuyển giao vì máy chủ của Google sẽ từ chối xác thực bằng mật khẩu thông thường.
Nếu bạn chưa có tài khoản Gmail phụ, hãy tạo một tài khoản ngay bây giờ. Đây sẽ là tài khoản lưu trữ chuyên dụng, nơi chứa tất cả email cũ của bạn.
Hãy bắt đầu bằng cách bật POP trong tài khoản Gmail cũ. Mở Settings, nhấp vào See all settings > tab Forwarding and POP/IMAP. Bật POP for all mail, sau đó trong mục When messages are accessed with POP, chọn delete Gmail's copy nếu bạn muốn xóa sạch hộp thư đến cũ sau khi chuyển. Lưu lại các thay đổi.
Tiếp theo, chuyển sang tài khoản lưu trữ mới. Mở Settings, chuyển đến Accounts and Import > click Add an email account cạnh Check mail from other accounts. Nhập địa chỉ Gmail cũ và chọn Import emails from my other account (POP3).
Trên màn hình tiếp theo, nhập mật khẩu ứng dụng bạn đã tạo trước đó, đặt cổng là 995 và tích Always use a secure connection (SSL). Đồng thời, bật Label incoming messages để dễ dàng xác định thư đã chuyển và Archive incoming messages để chúng bỏ qua hộp thư đến và chuyển thẳng đến All Mail. Click Add Account để bắt đầu chuyển.
Google sẽ gửi một email có liên kết xác nhận đến địa chỉ email của bạn, hãy mở tài khoản Gmail và nhấp vào liên kết đó.
Gmail sẽ tự động kéo tất cả thư từ tài khoản cũ vào. Quá trình này có thể mất vài giờ hoặc thậm chí vài ngày đối với hộp thư đến lớn.
Sau khi quá trình chuyển dữ liệu hoàn tất, hãy quay lại tài khoản cũ và xóa sạch thùng rác để giải phóng dung lượng lưu trữ. Sau đó, quay lại cài đặt tài khoản lưu trữ và xóa liên kết nhập thư trong mục Check mail from other accounts để dừng quá trình đồng bộ hóa tự động.
Quá trình này không chuyển tất cả dữ liệu. Thư nháp và thư rác không được bao gồm trong quá trình chuyển POP. Nếu bạn có email quan trọng trong thư nháp, bạn cần chuyển tiếp hoặc sao chép chúng theo cách thủ công.
Quá trình chuyển có thể mất nhiều thời gian nếu số lượng dữ liệu lớn. Hàng chục nghìn email có thể cần vài ngày để di chuyển hoàn toàn. Ngay cả việc dọn sạch Thùng rác sau đó cũng có thể mất một giờ. Hãy lên kế hoạch cho điều này nếu bạn đang làm việc với Gmail tích lũy email nhiều năm.
Đừng quên xóa mật khẩu ứng dụng đã tạo sau khi hoàn tất. Để mật khẩu đó hoạt động là một rủi ro bảo mật không cần thiết. Và quan trọng nhất, hãy đăng nhập vào tài khoản lưu trữ của bạn ít nhất một lần mỗi hai năm. Google sẽ xóa các tài khoản không hoạt động sau hai năm, điều này sẽ xóa toàn bộ lịch sử email của bạn.
1 nhận xét
Hướng dẫn
Thủ thuật Văn phòng