Mẹo dán dữ liệu Word: Tránh lỗi định dạng văn bản

Giải pháp cho vấn đề định dạng khi dán vào Microsoft Word

Việc sao chép một đoạn văn bản và dán vào Microsoft Word , sau đó thấy nó bị rối loạn định dạng là một tình huống phổ biến. Tuy nhiên, đừng quá lo lắng, bởi chỉ cần nắm vững những mẹo dùng Paste trong Word sau đây, bạn có thể dễ dàng khắc phục vấn đề này.

Làm chủ chức năng "Paste Special" để kiểm soát định dạng

Khi sao chép nội dung từ các nguồn khác nhau, "Paste Special" là lựa chọn hàng đầu để đảm bảo độ chính xác của định dạng. Công cụ này cho phép bạn lựa chọn cách văn bản sẽ được hiển thị trong tài liệu của mình.

Truy cập Ribbon >Home > Paste > Paste Options để mở menu thả xuống với nhiều tùy chọn. Hoặc, chọn Paste Special để mở hộp thoại với các lựa chọn chi tiết hơn.

Bạn có thể chọn giữ nguyên định dạng gốc, áp dụng định dạng của tài liệu hiện tại, hoặc loại bỏ hoàn toàn định dạng. Word sẽ cung cấp bản xem trước ngay lập tức để bạn dễ dàng đánh giá.

• Keep Source Formatting: Duy trì kiểu dáng ban đầu của văn bản (thích hợp cho trích dẫn hoặc nội dung có thương hiệu).
• Merge Formatting: Kết hợp định dạng của văn bản dán với kiểu dáng hiện tại của tài liệu.
• Unformatted Text: Loại bỏ toàn bộ định dạng, chỉ giữ lại nội dung văn bản.
• Paste as a Hyperlink or Image: Lựa chọn tối ưu để cố định bố cục hoặc chèn các liên kết có thể nhấp.

Quyết định định dạng sau khi dán

Word cung cấp khả năng điều chỉnh định dạng sau khi dán nội dung. Sau khi nhấn Ctrl + V, bạn sẽ thấy một biểu tượng clipboard nhỏ xuất hiện ở cuối đoạn văn bản vừa dán. Nhấp vào biểu tượng này hoặc sử dụng Ctrl kết hợp với các phím mũi tên để chuyển đổi giữa các tùy chọn:

• Keep Source Formatting (thường là mặc định) - Giữ nguyên định dạng nguồn.
• Merge Formatting - Hợp nhất định dạng.
• Keep Text Only - Chỉ giữ lại văn bản.

Các tùy chọn mặc định có thể thay đổi tùy thuộc vào nguồn gốc của nội dung (ví dụ, dán giữa các tài liệu Word khác nhau so với dán từ trình duyệt). Nếu bạn có thói quen dán nhất quán, hãy thiết lập mặc định cho tất cả các thao tác cắt, sao chép và dán để tăng tốc quy trình làm việc.

Cài đặt hành vi dán mặc định

Theo mặc định, Word sẽ giữ nguyên định dạng gốc của nội dung được dán. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt này để văn bản được dán phù hợp với định dạng của tài liệu hoặc sử dụng văn bản thuần túy.

Truy cập File > Options > Advanced. Trong mục Cut, copy, and paste, sử dụng các mũi tên thả xuống để tùy chỉnh các kịch bản dán khác nhau. Cuối cùng, chọn giữa Keep Source Formatting, Merge Formatting, & Keep Text Only. Nhấn OK để lưu thay đổi.

Việc tùy chỉnh các cài đặt trước khi bắt đầu soạn thảo tài liệu có thể giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có.

Loại bỏ định dạng bằng tùy chọn "Keep Text Only"

Khi dán văn bản từ các trang web hoặc tệp PDF, thường sẽ có các định dạng ẩn đi kèm. Để loại bỏ những định dạng này và chỉ giữ lại văn bản thuần túy, hãy sử dụng tùy chọn "Keep Text Only" trong Word.

Sau khi sao chép, nhấp vào biểu tượng clipboard và di chuột qua tùy chọn "Keep Text Only". Word sẽ hiển thị bản xem trước trên trang và dán đoạn văn bản sau khi bạn nhấp vào biểu tượng.

Hoặc, sử dụng tổ hợp phím Ctrl+Alt+V để mở hộp thoại Dán đặc biệt, chọn Văn bản không định dạng và nhấp OK. Đây là phương pháp tôi thường sử dụng để làm sạch các đoạn văn bản từ email hoặc ghi chú nghiên cứu.

Sử dụng kéo và thả để dán nhanh chóng

Bạn có thể tô sáng và kéo thả văn bản trong cùng một tài liệu Word, giữa các tài liệu Word khác nhau, hoặc từ trình duyệt vào một tài liệu.

Kỹ thuật này đặc biệt hữu ích cho các đoạn văn bản ngắn và loại bỏ nhu cầu sử dụng các thao tác cắt và dán truyền thống. Hãy đảm bảo rằng tính năng kéo và thả đã được bật trong File > Options > Advanced > Editing options > Allow text to be dragged and dropped.

Khi kéo, hãy giữ phím Ctrl để sao chép văn bản thay vì di chuyển nó.