Khi làm việc văn phòng, việc sử dụng bộ ứng dụng Microsoft Office là điều rất phổ biến. Với khối lượng công việc và dữ liệu lớn, nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng tài liệu luôn hiện hữu. Tuy nhiên, không phải người dùng nào cũng chủ động thực hiện sao lưu định kỳ. Để tránh những gián đoạn không đáng có, hãy cân nhắc sử dụng Office Backup – một giải pháp hỗ trợ đắc lực.
Từ giao diện chính của chương trình, tại mục Chọn loại tệp sao lưu (Bước 1), bạn có thể lựa chọn các định dạng Office được hỗ trợ để sao lưu tự động. Các định dạng bao gồm: Word (*.doc), Excel (*.xls), PowerPoint (*.ppt), Text (*.txt) và Outlook (*.pst).
Tiếp theo, nhấn vào nút Thêm thư mục nguồn và chọn thư mục chứa các tài liệu cần sao lưu. Bạn có thể lặp lại thao tác này nhiều lần để thêm nhiều thư mục khác nhau. Danh sách các thư mục đã chọn sẽ được hiển thị trong bảng Thư mục nguồn (hỗ trợ thư mục con).
Sau đó, chọn Chọn thư mục sao lưu (Bước 2) và chỉ định một vị trí trên máy tính để lưu trữ các bản sao lưu. Tại Bước 3, bạn có thể chọn Không lên lịch nếu muốn sao lưu thủ công, sau đó nhấn Sao lưu ngay! để bắt đầu quá trình.
Ngoài ra, bạn có thể thiết lập sao lưu tự động theo giờ (Mỗi giờ) hoặc theo ngày (Mỗi ngày), đồng thời chọn ngày và giờ bắt đầu trong các ô tương ứng. Với tùy chọn sao lưu hàng tuần (Mỗi tuần), bạn cần chọn ngày và giờ sao lưu trong tuần.
Sau khi thiết lập xong, nhấn Áp dụng lịch trình để lưu các thông tin cấu hình.
Bạn có thể truy cập trực tiếp vào thư mục sao lưu đã chọn để tìm kiếm và lấy lại các tài liệu cần thiết. Các tài liệu sẽ được lưu trữ trong các thư mục riêng biệt, kèm theo thông tin chi tiết về thời gian sao lưu (ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây).
Bên trong mỗi thư mục sao lưu, các thư mục con tương ứng với từng định dạng tệp (DOC, XLS, PPT...) sẽ được tạo tự động.
Nếu việc tìm kiếm thủ công trở nên khó khăn do số lượng lớn các bản sao lưu, hãy kích hoạt chương trình và nhấn vào nút Công cụ khôi phục để sử dụng các công cụ hỗ trợ.
Chọn loại tài liệu cần khôi phục tại mục Khôi phục theo loại tệp đã chọn và ngày sao lưu, sau đó chọn thư mục chứa thông tin về ngày sao lưu trong tùy chọn Chọn ngày sao lưu.
Cuối cùng, nhấn Khôi phục tệp như ngày đó và xác nhận việc khôi phục. Chương trình sẽ tự động trả lại các tài liệu đã sao lưu về vị trí ban đầu.
Sử dụng thuật toán tìm kiếm để nhanh chóng xác định tài liệu cần tìm. Nhập tên gợi ý vào khung Tên tệp chứa, chọn định dạng tệp trong mục Loại tệp và thu hẹp phạm vi tìm kiếm bằng cách chọn khoảng thời gian trong mục Truy vấn theo ngày.
Nhấn Truy vấn để hiển thị kết quả tìm kiếm. Trong danh sách, nhấp đúp vào tài liệu để xem trước nội dung, quan sát đường dẫn gốc (File Path) và đường dẫn sao lưu (Backup Path), cũng như thời gian sao lưu (Backup Time).
Khi đã tìm thấy tài liệu cần khôi phục, nhấn Khôi phục tệp đã chọn trong danh sách.
10 nhận xét
Windows
Dữ liệu - File
Nén - Giải nén
