IFTTT: Giải Pháp Tự Động Hóa Công Việc và Học Tập

IFTTT là một công cụ trực tuyến mang đến nhiều tiện ích cho người dùng. Tên gọi của ứng dụng này là viết tắt của cụm từ "If This Then That", diễn giải ý nghĩa là khi một điều kiện cụ thể xảy ra, một hành động khác sẽ tự động được kích hoạt.

Ví dụ minh họa, khi bạn nhận được một email chứa tệp đính kèm, tệp đó sẽ được tự động lưu trữ lên Google Drive hoặc một nền tảng lưu trữ đám mây khác mà bạn đã liên kết.

Ứng dụng này thực sự là một trợ thủ đắc lực, hỗ trợ tối ưu hóa hiệu quả trong cả quá trình học tập lẫn công việc hàng ngày.

Ưu điểm khi ứng dụng IFTTT

Mỗi ngày, bạn có thể nhận được vô số email, kèm theo nhiều tập tin đính kèm. IFTTT sẽ tự động tải toàn bộ chúng lên Google Drive và sắp xếp vào một thư mục riêng biệt.
Nhờ đó, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về tính bảo mật của tài liệu, tránh tình trạng thất lạc, dễ dàng tìm kiếm và quan trọng nhất là tiết kiệm thời gian thực hiện các thao tác thủ công.
Nếu bạn đang sở hữu một kho ảnh đồ sộ trên Facebook và không muốn tốn công tải từng ảnh về máy, IFTTT sẽ giúp bạn tự động hóa quá trình này.
Ứng dụng sẽ lưu trữ chúng trên các dịch vụ lưu trữ đám mây mà bạn mong muốn, theo một phương thức thông minh và hiệu quả nhất.
Khi bạn có nhiều tài liệu cần chia sẻ rộng rãi, thay vì gửi cho từng người, IFTTT sẽ giúp bạn đưa chúng đến vị trí phù hợp để mọi người đều có thể dễ dàng tiếp cận.

Và còn rất nhiều lợi ích tuyệt vời khác mà IFTTT mang lại.

Về bản chất, IFTTT là một dịch vụ trực tuyến được thiết kế để tự động hóa các thao tác giữa các ứng dụng trực tuyến khác nhau.

IFTTT hỗ trợ người dùng kết nối các ứng dụng online một cách nhanh chóng và đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

Nguyên lý hoạt động của tiện ích này rất dễ hiểu: Khi một sự kiện xảy ra trên một dịch vụ, nó sẽ kích hoạt một hành động tương ứng trên một dịch vụ khác.

Ví dụ, bạn có thể nhận được tin nhắn văn bản mỗi khi có ai đó gắn thẻ bạn trong một bức ảnh trên Facebook, hoặc nhận email thông báo khi dự báo thời tiết cho thấy trời sắp mưa.

Thậm chí, bạn có thể tự động sao lưu ảnh lên Dropbox mỗi khi đăng ảnh lên Instagram ....

Những tính năng nổi bật của IFTTT

IFTTT cho phép người dùng quản lý và điều khiển toàn bộ các ứng dụng và dịch vụ trực tuyến mà họ ưa thích.
Nền tảng này vận hành một cách âm thầm, tự động thực hiện các tác vụ mà người dùng không cần can thiệp trực tiếp, chỉ cần quan sát kết quả cuối cùng.
IFTTT xây dựng các quy trình làm việc tự động. Mỗi quy trình được gọi là một Recipe. Mỗi Recipe thiết lập một liên kết đơn giản giữa các sản phẩm và ứng dụng khác nhau. Có hai dạng Recipe chính là Do Recipes và IF Recipes: (1)Do Recipes chỉ cần một thao tác kích hoạt duy nhất và cho phép người dùng tự tạo các Button, Camera và Notepad cá nhân (chỉ khả dụng trên phiên bản di động); (2)IF Recipes hoạt động hoàn toàn tự động trong nền, tạo ra những kết nối mạnh mẽ và bền vững (tập trung vào các dịch vụ trực tuyến, đây là tính năng chính mà người dùng thường sử dụng).

IFTTT là một công cụ trực tuyến mạnh mẽ, hỗ trợ đồng bộ hóa dữ liệu giữa nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau.

Nhờ đó, người dùng được trải nghiệm sự tiện lợi tối đa trong việc kết nối và truy cập thông tin ở bất kỳ thời điểm và địa điểm nào.

Hướng dẫn sử dụng ứng dụng trực tuyến IFTTT

Bước 1: Để bắt đầu, hãy truy cập trang web của IFTTT và tiến hành đăng ký tài khoản. Người dùng cần cung cấp thông tin email và mật khẩu theo yêu cầu của hệ thống.

Bước 2: Sau khi đăng nhập vào tài khoản cá nhân, IFTTT sẽ giới thiệu một danh sách các công thức được đề xuất, bao gồm cả Do Recipes và IF Recipes. Để sử dụng một công thức cụ thể, người dùng chỉ cần di chuột đến công thức đó và bắt đầu thiết lập.

Một số công thức được sử dụng phổ biến:

Khi một hình ảnh mới được chia sẻ lên Facebook, tự động tải nó lên Dropbox hoặc Google Drive.
Nếu có một tệp đính kèm trong email mới nhận, hãy tự động lưu trữ nó trên Google Drive.
Khi một tệp được tải lên Dropbox, hãy sao chép nó sang Google Drive.
Nếu nhận được tin nhắn SMS, hãy sao lưu tin nhắn đó lên Google Drive.
Khi có một hình ảnh mới được thêm vào thư viện ảnh trên máy tính, hãy sao lưu nó lên Google Drive.
Nếu lịch Calendar nhắc nhở về sinh nhật của bạn bè, hãy tự động gửi lời chúc mừng lên Facebook.
Khi có Tweet mới trên Twitter , hãy tự động lưu trữ nó vào Google Drive.
Nếu có ảnh mới được đăng tải trên Instagram, hãy tự động lưu trữ nó vào Google Drive.
Khi có ảnh mới trên Instagram, hãy tự động chia sẻ lên Facebook...

Để làm rõ cách thức hoạt động của IFTTT, Download.com.vn sẽ hướng dẫn bạn cách liên kết giữa Gmail và Google Drive.

(1) Truy cập vào mục IF Recipes và sử dụng thanh trượt để tìm công thức Save my email attachments to Google Drive. Sau đó, nhấp vào công thức này để bắt đầu.

*Công thức Gmail và Google Drive trên IFTTT*

(2) Giao diện của công thức sẽ hiển thị. Nhấn vào nút Add để thêm công thức này vào danh sách My Recipes của bạn. Bạn cũng có thể tùy chỉnh việc nhận thông báo khi công thức được thực thi (Receive notifications when this Recipe runs) và các cài đặt nâng cao (Advanced Settings).

Mục Advanced Settings bao gồm các tùy chọn chính sau:

Trigger: Kích hoạt khi có tệp đính kèm trong email đến. Mỗi tệp đính kèm sẽ được xử lý riêng biệt.
Action: Tải tệp từ một URL cụ thể và tải lên Google Drive với đường dẫn do người dùng chỉ định, giới hạn dung lượng tối đa 30MB.

*Cài đặt nâng cao của mỗi công thức trên IFTTT*

Chọn Add để kích hoạt công thức. Một giao diện mới sẽ hiển thị danh sách các công thức trong My Recipes của bạn.

*Công thức mới được thêm vào My Recipes trên IFTTT*

Nhấn vào Done để kiểm tra trạng thái công thức. Tại đây, bạn có thể nhấp vào (1) để xem email và tệp đính kèm, (2) để truy cập tài khoản Google Drive và (3) để quản lý các thiết lập cho Recipes với các tùy chọn: Turn Off (tắt công thức, ngăn chặn việc tải tệp đính kèm lên Google Drive), Publish (chia sẻ công thức lên website IFTTT), Check Now (kiểm tra hoạt động của công thức), Log (xem lịch sử hoạt động) và Delete (xóa công thức).

Từ thời điểm này, mỗi khi email của bạn nhận được tin nhắn mới có tệp đính kèm, IFTTT sẽ tự động tải lên Google Drive và lưu trữ chúng trong thư mục IFTTT (thư mục này được tạo tự động khi bạn nhấn nút Add). Nếu bạn sử dụng IFTTT trên thiết bị di động (Android , iOS), thư mục IFTTT sẽ chứa hai thư mục con: Android Attachments và Gmail Attachments.