Giải pháp đồng bộ danh bạ Gmail và Microsoft Outlook với GO Contact Sync

Việc không thể lưu trữ danh sách email liên lạc là một hạn chế đáng kể khi cấu hình tài khoản IMAP/POP3 để sử dụng Gmail trong Microsoft Outlook. Nếu bạn chưa biết cách xuất danh bạ từ Gmail thành file *.csv rồi nhập vào Microsoft Outlook, GO Contact Sync sẽ là một công cụ hỗ trợ đắc lực.

GO Contact Sync đơn giản hóa quá trình đồng bộ hóa danh bạ giữa Gmail và Microsoft Outlook một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nhờ đó, việc gửi email cho những người quen thuộc bằng tài khoản Gmail đã thiết lập trong Microsoft Outlook trở nên thuận tiện hơn rất nhiều.

Hướng dẫn sử dụng GO Contact Sync

Sau khi cài đặt, bạn có thể khởi động GO Contact Sync thông qua shortcut trên Start menu > All Programs. Trong giao diện chính của chương trình, tại trường Google Account, hãy nhập tên đăng nhập và mật khẩu của tài khoản Gmail đã được cấu hình trong Microsoft Outlook vào các ô Username và Password.

Tiếp theo, bạn có thể đặt tên tùy ý cho phiên đồng bộ danh bạ trong ô Sync Profile, nằm dưới trường Sync Options.

Phần phía dưới cung cấp năm tùy chọn đồng bộ danh bạ khác nhau giữa Microsoft Outlook và Gmail:

Merge Prompt: Đồng bộ hai chiều và hiển thị hộp thoại để bạn chọn cách xử lý khi phát hiện trùng lặp địa chỉ email.
Merge Outlook Wins: Đồng bộ hai chiều, ưu tiên địa chỉ email trong Microsoft Outlook khi có trùng lặp.
Merge Google Wins: Đồng bộ hai chiều, ưu tiên địa chỉ email trong Gmail khi có trùng lặp.
Outlook To Google Only: Chỉ đồng bộ danh bạ từ Microsoft Outlook sang Gmail.
Google To Outlook Only: Chỉ đồng bộ danh bạ từ Gmail sang Microsoft Outlook.

Trong trường hợp bạn chỉ muốn chuyển danh bạ từ Gmail sang Microsoft Outlook, hãy chọn Google To Outlook Only.

LƯU Ý: GO Contact Sync có khả năng đồng bộ danh bạ ngay cả khi giao diện Microsoft Outlook đang mở.

- Để đóng hoàn toàn GO Contact Sync, bạn cần nhấp chuột phải vào biểu tượng của nó trên khay hệ thống và chọn Exit.

Dưới trường Automization, nếu bạn đánh dấu chọn Auto Sync thay vì nhấp vào nút Sync, quá trình đồng bộ danh bạ sẽ tự động diễn ra và lặp lại sau khoảng thời gian bạn chỉ định trong ô Sync Interval (mặc định là 120 phút).

Khi đã kích hoạt Auto Sync, bạn nên chọn thêm tùy chọn Run program at startup để GO Contact Sync luôn chạy ngầm trên khay hệ thống và tự động đồng bộ danh bạ theo lịch trình đã đặt.

Tốc độ đồng bộ hóa phụ thuộc vào số lượng địa chỉ email liên lạc, nhưng nhìn chung quá trình này diễn ra rất nhanh chóng. Khi bạn thấy thông báo "Complete" xuất hiện trên khay hệ thống hoặc dòng chữ Last synced at… hiển thị dưới trường Sync Details, nghĩa là quá trình đồng bộ đã hoàn tất.

Hoàn tất việc chuyển danh bạ từ Gmail sang MS Outlook

Bây giờ, trong giao diện chính của Microsoft Outlook, khi bạn nhấp vào nút Contacts, bạn sẽ thấy danh sách các địa chỉ email quen thuộc mà bạn thường xuyên liên lạc thông qua tài khoản Gmail trên web.

Trong cửa sổ soạn thư của Microsoft Outlook, sau khi hoàn thành nội dung, bạn nhấp vào nút To (hoặc CC), di chuột đến địa chỉ email của người nhận (giữ phím Ctrl và nhấp chuột trái để chọn nhiều địa chỉ email), sau đó nhấp OK > Send để gửi thư.