GFI FaxMaker: Giải Pháp Fax Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp

GFI FaxMaker được xem là phần mềm máy chủ fax tối ưu, đặc biệt dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Phần mềm này mang đến một phương thức gửi và nhận fax hiệu quả, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí vận hành.

Với GFI FaxMaker, người dùng có thể gửi và nhận fax trực tiếp thông qua ứng dụng email quen thuộc. Toàn bộ các fax đã gửi và nhận sẽ được lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và quản lý thông tin sau này.

Việc tích hợp fax vào quy trình làm việc qua email giúp tăng cường sự tiện lợi và giảm bớt các thủ tục phức tạp liên quan đến việc sử dụng máy fax truyền thống.

Tính năng:

FaxMaker được tích hợp hoàn chỉnh với hệ thống IP PBX, cho phép truyền fax qua giao thức IP (FOIP) mà không cần đến các thiết bị phần cứng bổ sung.

GFI FaxMaker tương thích với cả Lotus Notes và các máy chủ SMTP/POP3 thông qua giao thức SMTP/POP3 tiêu chuẩn.

Tính năng SMS/texting gateway cho phép người dùng gửi tin nhắn văn bản hoặc SMS trực tiếp từ máy tính.

GFI FaxMaker hỗ trợ việc gửi và nhận fax thông qua nhiều máy chủ thư điện tử khác nhau.

Hệ thống lọc fax rác tích hợp có khả năng tự động loại bỏ các fax spam dựa trên số lượng người gửi.

FaxMaker có thể chuyển các bản fax nhận được đến hòm thư của người gửi dưới dạng file TIF (fax) hoặc file Adobe PDF.

Người dùng có thể dễ dàng đính kèm các file Microsoft Office, PDF, HTML và nhiều định dạng khác vào bản fax.

Phần mềm tương thích với Microsoft Exchange, Lotus Domino và các máy chủ SMTP.

GFI FaxMaker tích hợp với XCAPI và hỗ trợ Dialogic SDK phiên bản 6.3.

Hệ thống tự động định tuyến fax đến mailbox của người dùng hoặc một máy in cụ thể, dựa trên số DID/DDI/DTMF hoặc đường truyền nhận fax.

Tất cả các fax nhận được có thể được lưu trữ vào GFI MailArchiver, cơ sở dữ liệu SQL hoặc gửi đến một địa chỉ email được chỉ định.

Để gửi fax, bạn có thể in từ các ứng dụng xử lý văn bản ra máy in GFI FaxMaker, hoặc tạo một tin nhắn mới trong các ứng dụng email như Outlook hoặc Outlook Web Access.

Các thiết bị Blackberry và Pocket PC (phiên bản 2003 trở lên) có thể được sử dụng để gửi và nhận fax thông qua Email2Fax Gateway của GFI FaxMaker.

Với GFI FaxMaker 2011, các bản fax có thể được lưu trữ trong một thư mục hoặc chia sẻ qua mạng nội bộ.

Khả năng theo dõi máy chủ fax từ xa giúp quản lý hệ thống dễ dàng hơn.

Bạn phải đăng ký thông tin để download phần mềm.

Gửi và nhận fax bằng GFI FaxMaker Client

GFI FaxMaker Client là một ứng dụng cho phép người dùng gửi và nhận fax trực tiếp từ máy tính của họ. Phần mềm này tích hợp chặt chẽ với hệ thống fax server GFI FaxMaker, mang đến một giải pháp fax hóa toàn diện và hiệu quả.

Các tính năng chính của GFI FaxMaker Client

Gửi fax: Dễ dàng gửi fax từ các ứng dụng khác như Microsoft Word, Outlook, hoặc trực tiếp từ giao diện của GFI FaxMaker Client.
Nhận fax: Tự động nhận fax và lưu trữ chúng ở định dạng kỹ thuật số, giúp bạn dễ dàng quản lý và tìm kiếm.
Hỗ trợ nhiều định dạng: Chấp nhận nhiều định dạng tài liệu khác nhau như PDF, DOC, TIFF, và JPEG.
Lịch sử fax: Lưu trữ lịch sử gửi và nhận fax, giúp bạn theo dõi các giao dịch fax của mình.
Bảo mật: Đảm bảo an toàn cho các tài liệu fax của bạn thông qua các tính năng bảo mật như mã hóa và kiểm soát truy cập.

GFI FaxMaker Client cung cấp một giao diện thân thiện và dễ sử dụng, giúp người dùng có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng các tính năng của phần mềm.

Để bắt đầu sử dụng GFI FaxMaker Client, bạn cần cài đặt phần mềm trên máy tính của mình và cấu hình kết nối với GFI FaxMaker server. Sau khi hoàn tất cấu hình, bạn có thể bắt đầu gửi và nhận fax một cách dễ dàng.

Tìm hiểu thêm về GFI FaxMaker Client và các tính năng của nó tại trang web chính thức của GFI.

Việc sử dụng GFI FaxMaker Client giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng cường hiệu quả làm việc và bảo vệ môi trường bằng cách giảm thiểu việc sử dụng giấy.

Gửi và nhận fax thông qua Microsoft Outlook

Microsoft Outlook cung cấp một phương tiện tiện lợi để gửi và nhận fax trực tiếp từ giao diện quen thuộc của ứng dụng email. Tính năng này giúp đơn giản hóa quy trình làm việc, loại bỏ nhu cầu sử dụng máy fax vật lý.

Cách gửi fax từ Outlook

Để gửi fax từ Outlook, bạn cần đảm bảo rằng dịch vụ fax đã được cấu hình và tích hợp với ứng dụng. Quá trình này thường bao gồm việc thiết lập tài khoản với một nhà cung cấp dịch vụ fax trực tuyến.

Kết nối với dịch vụ fax: Đầu tiên, hãy kết nối Outlook với một dịch vụ fax hỗ trợ. Một số lựa chọn phổ biến bao gồm các dịch vụ fax trực tuyến.
Soạn email fax: Sau khi kết nối, bạn có thể soạn một email mới trong Outlook. Trong trường "Người nhận", nhập số fax mà bạn muốn gửi.
Định dạng email: Nội dung email của bạn sẽ được chuyển đổi thành fax. Hãy đảm bảo rằng nội dung được định dạng rõ ràng và dễ đọc.
Gửi fax: Nhấn nút "Gửi" để gửi fax. Outlook sẽ tự động chuyển đổi email thành fax và gửi nó thông qua dịch vụ fax đã kết nối.

Cách nhận fax trong Outlook

Khi bạn nhận được fax, nó sẽ được chuyển đổi thành email và gửi đến hộp thư đến của bạn trong Outlook. Bạn có thể mở email để xem fax dưới dạng tệp đính kèm.

Fax đến email: Dịch vụ fax sẽ chuyển đổi fax nhận được thành định dạng email.
Nhận thông báo: Bạn sẽ nhận được một email thông báo về fax mới.
Xem fax: Mở email và tải xuống tệp đính kèm chứa bản quét fax.

Ưu điểm của việc sử dụng Outlook để fax

Việc sử dụng Outlook để gửi và nhận fax mang lại nhiều lợi ích:

Tiện lợi: Gửi và nhận fax trực tiếp từ ứng dụng email quen thuộc.
Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ chi phí liên quan đến máy fax vật lý, giấy và mực in.
Bảo mật: Các dịch vụ fax trực tuyến thường cung cấp các tính năng bảo mật để bảo vệ thông tin nhạy cảm.
Lưu trữ: Fax có thể được lưu trữ kỹ thuật số, giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý.

Với khả năng tích hợp fax, Microsoft Outlook trở thành một công cụ mạnh mẽ để quản lý thông tin liên lạc, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.

Để biết thêm thông tin chi tiết, bạn có thể tham khảo video hướng dẫn sau: