Gam Invoice - Phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử

Gam Invoice: Giải Pháp Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Hiệu Quả

Gam Invoice là một ứng dụng quản lý hóa đơn điện tử được thiết kế cho máy tính, do Gam Software phát triển và cung cấp gần đây.

Phần mềm này tích hợp nhiều chức năng hỗ trợ công việc kế toán, giúp người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu các thao tác thủ công. Nhờ đó, kế toán viên có thêm thời gian để tập trung vào việc kiểm tra và hoàn thiện các báo cáo tài chính.

Tự Động Tra Cứu và Tải Hóa Đơn

Gam Invoice hỗ trợ tính năng tra cứu và tải hóa đơn tự động qua Email, ngay cả khi Email không chứa tệp đính kèm. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian so với việc tra cứu và tải từng hóa đơn thủ công.

Ngoài ra, người dùng có thể tra cứu, tải và in hàng loạt hóa đơn điện tử trực tiếp từ Tổng cục Thuế (TCT) mà không cần phải chờ đợi nhà cung cấp gửi hóa đơn.

Tích Hợp Dữ Liệu Với Phần Mềm Kế Toán

Các tệp Xml tải về từ hóa đơn điện tử có thể được nhập vào các phần mềm kế toán khác dưới dạng chứng từ, phục vụ cho việc lưu trữ và đối chiếu dữ liệu một cách dễ dàng.

Việc này giúp đơn giản hóa quy trình kẹp bản in vào hồ sơ và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán.

Tính năng nổi bật của phần mềm Gam Invoice

Quản lý lưu trữ hóa đơn:

• Sử dụng địa chỉ email riêng cho từng doanh nghiệp để tập trung tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, hạn chế tình trạng phân tán và mất mát dữ liệu.
• Chương trình tự động tìm kiếm và tải về các file XML, PDF của hóa đơn từ email, ngay cả khi hóa đơn chỉ chứa liên kết tra cứu (khả năng xử lý lên đến 80% email). Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian so với việc tải thủ công.
• Lưu trữ đồng thời file PDF (nếu có) và XML tương ứng với mỗi hóa đơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, tải xuống và in ấn các file đính kèm.
• Tất cả thông tin về email và hóa đơn được bảo quản trong suốt quá trình sử dụng phần mềm, cho phép nhiều phòng ban, bộ phận cùng truy cập và sử dụng một nguồn dữ liệu thống nhất.
• Kiểm tra các hóa đơn còn thiếu hoặc bị bỏ sót trong tài khoản: Vào cuối mỗi tháng, chức năng kiểm tra sẽ giúp bạn thống kê và đối chiếu các hóa đơn chưa được nhận từ nhà cung cấp, từ đó có thể tải về từ trang thông tin của Tổng cục Thuế.

Kiểm tra và tra cứu hóa đơn:

• Tra cứu toàn bộ hóa đơn GTGT của doanh nghiệp từ Tổng cục Thuế mà không cần chờ đợi nhà cung cấp gửi, đặc biệt hữu ích cho các đại lý thuế và kế toán làm việc độc lập, giúp hoàn thiện sổ sách kịp thời.
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: Kiểm tra ngày ký, trạng thái ký, thông tin người mua, tình trạng hoạt động của người bán… Nhờ đó, bạn có thể phát hiện sớm các sai sót và thực hiện điều chỉnh kịp thời.

Xử lý hóa đơn hiệu quả:

• Tải đồng thời nhiều file XML, PDF hóa đơn và tự động giải nén, đặt tên file một cách khoa học và dễ quản lý.
• In ấn hàng loạt hóa đơn để kẹp vào hồ sơ, chứng từ.
• Xuất các bảng kê đầu ra, đầu vào.
• Xuất dữ liệu ra bảng kê chi tiết theo định dạng tương thích để nhập vào phần mềm kế toán đang sử dụng.
• Đọc và xử lý file XML hóa đơn điện tử.

Các tiện ích bổ sung:

• Khả năng tạo và quản lý nhiều công ty trong cùng một tài khoản.
• Không giới hạn số lượng máy trạm kết nối vào tài khoản.
• Chuyển đổi dễ dàng sang chế độ Offline khi không muốn tiếp tục sử dụng Online: Trong trường hợp muốn giảm chi phí, bạn có thể chuyển dữ liệu về Offline để lưu trữ và khai thác dữ liệu đã nhận trước đó.

Tất cả hóa đơn điện tử trong phần mềm Gam Invoice đều được lưu trữ trực tuyến. Tuy nhiên, để tối ưu chi phí, bạn có thể chuyển sang lưu trữ Offline, vẫn có thể truy xuất và tra cứu dữ liệu cũ. Dù vậy, việc tìm kiếm hóa đơn có thể trở nên khó khăn hơn so với khi lưu trữ Online.

Cấu hình máy tính tối thiểu:

• Hệ điều hành: Windows 7 trở lên.
• RAM: Tối thiểu 2GB.
• Chip: Tối thiểu Core I3 hoặc tương đương.
• Ổ cứng: Dung lượng đủ để cài đặt hệ điều hành (do dữ liệu được lưu trữ Online).