Zoho Docs là một bộ ứng dụng soạn thảo và quản lý tài liệu, được thiết kế để hoạt động trên nhiều nền tảng khác nhau. Phần mềm này mang lại hiệu quả cao cho cả nhân viên văn phòng và người dùng cá nhân.
Zoho Docs cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ cho người dùng trên mọi thiết bị, bao gồm máy tính, máy tính bảng và điện thoại thông minh.
Bên cạnh các chức năng cơ bản của một bộ soạn thảo văn phòng như Microsoft Office , LibreOffice , hay Kingsoft Writer , Zoho Docs còn vượt trội nhờ khả năng quản lý file hiệu quả.
Khả năng tích hợp với các dịch vụ lưu trữ đám mây giúp người dùng dễ dàng truy cập tài liệu và đảm bảo an toàn cho những tập tin chứa thông tin quan trọng.
Đối với các doanh nghiệp hoặc người dùng thường xuyên cộng tác theo nhóm, đặc biệt khi các thành viên làm việc ở những vị trí địa lý khác nhau, việc có một hệ thống lưu trữ tập trung, cho phép truy cập và chia sẻ dữ liệu từ mọi nơi là vô cùng cần thiết. Zoho Docs đáp ứng hoàn hảo nhu cầu này, hỗ trợ lưu trữ mọi loại tệp, bao gồm hình ảnh, âm thanh, video, file nén zip và tài liệu PDF. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp chúng vào các thư mục để quản lý hiệu quả.
Có ba phương thức để tải tệp lên Zoho Docs:
Nếu bạn chọn Folder Uploads, bạn có thể tải nhanh chóng toàn bộ thư mục từ máy tính lên Zoho Docs mà không cần chọn từng tệp riêng lẻ. Với Bulk Upload, phần mềm cho phép tải nhiều tệp cùng lúc, tiết kiệm thời gian. Tính năng Email-In cho phép gửi tệp từ tài khoản email đến tài khoản Zoho Docs mà không cần đăng nhập. Các tệp này sau đó sẽ được lưu trữ trong thư mục My Folders của tài khoản Zoho Docs.
Lợi ích của tính năng Email-In:
Ngoài ra, Zoho Docs cho phép người dùng chuyển đổi định dạng văn bản một cách nhanh chóng bằng cách chọn Export và chọn định dạng đầu ra mong muốn mà không cần cài đặt thêm phần mềm. Phần mềm tích hợp trình xem PDF, giúp người dùng dễ dàng tải lên và xem các tệp PDF trực tiếp trong ứng dụng. Định dạng văn bản được giữ nguyên, đồng thời hỗ trợ các chức năng tìm kiếm trong văn bản, sao chép và dán đoạn văn bản đã chọn. Công cụ tìm kiếm mạnh mẽ cũng giúp bạn dễ dàng tìm kiếm văn bản trong Zoho Docs.
Với vai trò là một phần mềm văn phòng toàn diện, hỗ trợ cả làm việc trực tuyến và cộng tác với những người dùng khác, Zoho Docs cung cấp các tính năng sau:
Zoho Docs còn cung cấp khả năng quản lý công việc, cho phép bạn giao nhiệm vụ cho từng cá nhân và theo dõi tiến độ thực hiện.
Zoho Docs đảm bảo khả năng chia sẻ tệp an toàn và cộng tác với đồng nghiệp, đối tác trong một giao diện thân thiện với người dùng. Bạn có thể tùy chỉnh quyền hạn truy cập tệp sau khi chia sẻ.
Zoho Docs cho phép tạo, xem và xuất các slide trình chiếu với nhiều tính năng như kiểu giao diện đa dạng, hiệu ứng chuyển động, tùy chỉnh theme và màu sắc. Bạn có thể dễ dàng nhúng hình ảnh, video và Tweets vào bài thuyết trình. Ứng dụng hỗ trợ các định dạng file PPT, PPTX, PPS, PPSX, ODP, SXI.
Đối với bảng tính, Zoho Docs cũng hỗ trợ sử dụng nhiều công thức, phép tính, phát hiện lỗi và chèn bảng biểu trực quan. Giống như các tệp khác, người dùng có thể dễ dàng chia sẻ và cộng tác trong thời gian thực với đồng nghiệp trên các tệp này.
Vì là phần mềm làm việc nhóm, quản trị viên trong Zoho Docs có quyền quản lý người dùng, thay đổi logo, đặt quyền truy cập tệp và nhiều tính năng khác.
Các tệp trong Zoho Docs được tổ chức theo thư mục và tiểu mục, giúp dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm. Zoho cũng hỗ trợ thao tác kéo thả để nhanh chóng di chuyển tệp vào thư mục phù hợp. Thẻ đánh dấu được sử dụng để giúp tìm kiếm tệp nhanh chóng hơn khi cần thiết.
Ngoài tính năng chia sẻ tệp, người dùng Zoho Docs còn có thể làm việc cùng nhau trong thời gian thực khi có kết nối Internet với những tính năng hữu ích sau:
Zoho Docs cung cấp dung lượng lưu trữ miễn phí lên đến 5GB cho người dùng cá nhân.
Quá trình đồng bộ hóa thư mục và tập tin từ máy tính giúp người dùng có thể làm việc trên nhiều thiết bị khác nhau đã cài đặt Zoho, đồng thời dữ liệu được lưu trữ an toàn trên Zoho Online.
Việc quản lý thư mục và tập tin theo cấu trúc cây, nhiều lớp giúp tổ chức dữ liệu một cách khoa học, hỗ trợ tìm kiếm file nhanh chóng và hiệu quả.
Người dùng có thể chia sẻ file thông qua đường dẫn trực tiếp hoặc nhúng lên website.
Tính năng gửi file được bảo vệ bằng mật khẩu đảm bảo an toàn cho dữ liệu khi chia sẻ với các đối tác bên ngoài tổ chức.
Công cụ soạn thảo văn bản tích hợp sẵn cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trong phần mềm.
Các bảng tính mạnh mẽ hỗ trợ thực hiện tính toán, tổ chức dữ liệu, sử dụng các biểu thức và công thức có sẵn để phân tích hoạt động tài chính.
Công cụ tạo bài thuyết trình cho phép nhúng video, chèn bảng biểu ấn tượng, thực hiện broadcast từ xa và cập nhật nội dung Twitter trực tiếp.
Zoho Docs hỗ trợ quản lý công việc trong các nhóm lớn một cách dễ dàng.
Người dùng có thể chỉ định công việc, đặt thời hạn hoàn thành, xem trước nội dung và theo dõi tiến độ thực hiện.
Tính năng làm việc trực tuyến thông qua việc tạo thư mục dự án, mời đồng nghiệp tham gia giúp tăng cường sự phối hợp và hiệu quả công việc.
Quản lý người dùng cá nhân và nhóm, thêm mới hoặc mời người dùng vào tổ chức một cách linh hoạt.
Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm bằng cách thiết lập các chính sách bảo mật và chỉ định quyền truy cập ưu tiên cho người dùng cụ thể.
Theo dõi hoạt động của người dùng trong tổ chức và quản lý các loại, dung lượng nội dung được tạo ra.
Tất cả thư mục và file trên máy tính có thể đồng bộ hóa với Zoho trong một thư mục duy nhất, đảm bảo người dùng luôn truy cập được phiên bản mới nhất.
Ứng dụng di động cho phép truy cập và làm việc với tài liệu mọi lúc, mọi nơi.
Tích hợp với Dropbox , cho phép truy cập file từ Dropbox trên mọi thiết bị.
Tích hợp với Google Apps giúp quản lý tài liệu hiệu quả hơn. Người dùng có thể mở tài liệu từ Google Drive và làm việc trực tiếp trong Zoho Docs.
Zoho Docs API cung cấp thông tin chi tiết về cách thức hoạt động của phần mềm cho các nhà phát triển.
Lưu ý: Bản dùng thử có thời hạn 15 ngày, hỗ trợ miễn phí cho 25 người dùng và dung lượng lưu trữ 5GB. Gói Standard có giá 5$/tháng là lựa chọn phù hợp khi bạn cần sử dụng đầy đủ các tính năng.
1 nhận xét
Windows
Ứng dụng văn phòng
Phần mềm soạn thảo
Dữ liệu - File
Lưu trữ - Đồng bộ - Chia sẻ
