Tiện ích Attachments Processor for Outlook: Giải pháp quản lý tập tin đính kèm hiệu quả

Nếu bạn không sử dụng MS Outlook, có lẽ bạn sẽ tự hỏi tại sao trình duyệt mail của mình lại thiếu một công cụ tương tự. Đối với những ai thường xuyên làm việc với MS Outlook và gặp khó khăn trong việc trích xuất, lưu trữ và sắp xếp các tập tin đính kèm, Attachments Processor for Outlook thực sự là một phát minh hữu ích!

Vấn đề và giải pháp

Hàng ngày, người dùng nhận được hàng trăm tập tin đính kèm từ đối tác, đồng nghiệp qua email. Việc phân loại chúng theo người gửi, ngày nhận, định dạng hay tiêu đề có thể trở nên tốn thời gian và nhàm chán. Nếu việc quản lý file đính kèm đang gây ra nhiều phiền toái, hãy cân nhắc sử dụng tiện ích Attachments Processor for Outlook của Mapilab.

Mặc dù phiên bản dùng thử chỉ kéo dài 30 ngày và bản chính thức có giá 24 USD cho một người dùng, nhưng những lợi ích mà Attachments Processor mang lại xứng đáng với chi phí đầu tư (thậm chí còn rẻ hơn thế).

Chức năng chính của Attachments Processor for Outlook (APO)

Attachments Processor for Outlook (APO) là phần mềm chuyên dụng để lưu trữ các tập tin đính kèm từ email vào ổ cứng. Khi khởi động, APO sẽ tự động quét toàn bộ hộp thư MS Outlook và sao chép các tập tin theo các quy tắc mà bạn đã thiết lập. Bạn có thể tùy chỉnh các quy tắc này để chương trình hoạt động theo ý muốn.

Cài đặt và giao diện

Sau khi cài đặt, APO sẽ tích hợp chức năng Attachments Processor vào menu Tools của MS Outlook. Đây là lệnh để mở cửa sổ chương trình. Cửa sổ Attachments Processor Options bao gồm 8 thẻ: General, Folders, Files, Filters, Scheduler, Archiving, Other và About. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý trong từng thẻ:

Thẻ General

Sử dụng nút Browse để chọn thư mục đích lưu trữ các tập tin đính kèm.
Chọn các thư mục cần quét để tìm file đính kèm (mặc định là tất cả thư mục).
Nút Tools cung cấp các chức năng bổ sung như chặn các file đính kèm có định dạng nguy hiểm (Unblock Attachments) hoặc khôi phục các file đã xóa (Restore Attachment) – cần sao lưu trước đó.
Nút Run Now khởi chạy APO và cho phép bạn thiết lập các tùy chọn:

Chọn loại email cần quét (tất cả, đã đọc, chưa đọc).
Chỉ lưu các file đính kèm mới.
Bỏ qua các thông tin cũ.

Thẻ Folders

Đánh dấu vào mục Place file attachments in separate folders để tạo thư mục theo quy định. Ví dụ:

Lưu theo tên người gửi: chọn Message sender name.
Lưu theo chủ đề: chọn Message Subject.
Lưu theo thời gian: chọn System date format.

Các thẻ khác và tùy chọn nâng cao

Thẻ Files: Đặt lại tên của các file đính kèm theo quy định.

Thẻ Filters: Lọc và chọn file theo chủ đề, tên file, dung lượng. APO chỉ sao chép những file thỏa mãn điều kiện.

Thẻ Scheduler: Thiết lập thời gian để APO tự động hoạt động.

Thẻ Archiving: Tùy chọn cho các file nén. Bạn có thể không lưu file nén, nén tất cả file đính kèm vào một file duy nhất (archive.zip) và thiết lập mật khẩu bảo vệ.

Thẻ Other: Bao gồm các tính năng bổ sung như tự động xóa file đính kèm sau khi lưu vào ổ cứng.

Thẻ About: Thông tin về chương trình và nhà sản xuất.

Thiết lập cấu hình trong Options

Truy cập Tools > Options > chọn thẻ Attachments Processor để hiệu chỉnh và thiết lập các chức năng cho APO. Tính năng đặc biệt cần lưu ý là nút Switch to Advanced Mode. Sau khi chọn Yes và OK, giao diện APO sẽ chuyển sang chế độ dành cho người dùng chuyên nghiệp, cho phép bạn thêm mới, xóa, sao chép và chạy các Rule (quy tắc) tùy chỉnh. Nếu không quen thuộc, bạn có thể bấm To Simple Mode để trở về giao diện cũ.