Asana - Ứng dụng web quản lý tiến trình công việc hiệu quả

Asana: Giải pháp quản lý công việc và tiến độ hiệu quả

Asana là một ứng dụng web được thiết kế để hỗ trợ các đội nhóm trong việc quản lý tác vụ và theo dõi tiến trình công việc một cách tối ưu. Được đánh giá cao về tính năng và sự tỉ mỉ, Asana mang đến nhiều công cụ hữu ích, góp phần nâng cao năng suất làm việc của cả tập thể.

Công cụ này tập trung vào việc quản lý tiến độ công việc, đồng thời cung cấp khả năng quản lý tác vụ một cách linh hoạt. Các doanh nghiệp thường ứng dụng Asana để giám sát các hoạt động hàng ngày, đồng thời cung cấp cho nhân viên một phương thức giao tiếp và theo dõi trạng thái công việc hiệu quả hơn so với email truyền thống.

Asana có khả năng đáp ứng đa dạng nhu cầu của người dùng, cho phép theo dõi mọi loại công việc, tiến trình và thông tin liên quan. Đây là một trong những phần mềm làm việc nhóm tốt nhất mà bạn có thể cân nhắc lựa chọn.

Đăng ký và trải nghiệm các tính năng cao cấp

Các cá nhân và đội nhóm nhỏ với tối đa 15 thành viên có thể sử dụng phần mềm làm việc nhóm Asana miễn phí, tuy nhiên sẽ đi kèm một số hạn chế nhất định. Tài khoản miễn phí cho phép người dùng tiếp cận đầy đủ các tính năng quản lý tác vụ cơ bản.

Cụ thể, người dùng có thể tạo công việc, thiết lập thời hạn hoàn thành, phân công trách nhiệm, thêm bình luận và tải lên các tập tin cần thiết. Không giới hạn số lượng công việc, dự án và cuộc trò chuyện có thể được tạo ra.

Người dùng Asana miễn phí được cung cấp một bảng điều khiển (Dashboard) cơ bản, có khả năng tùy chỉnh với nhiều biểu đồ trực quan, giúp theo dõi tiến độ công việc của đội hoặc dự án. Tài khoản miễn phí cũng tích hợp với nhiều công cụ hữu ích khác như Slack , HipChat , Github, Google Drive và Dropbox .

Bên cạnh việc hỗ trợ các đội nhóm lớn hơn 15 thành viên, tài khoản trả phí còn mang lại nhiều lợi ích khác như thêm số lượng lớn khách mời vào dự án, tạo nhóm và dự án riêng tư, tùy chỉnh lĩnh vực, thiết lập mức độ phụ thuộc giữa các công việc, tìm kiếm nâng cao, quyền quản trị và hỗ trợ ưu tiên.

Như đã đề cập, Asana là một công cụ quản lý tiến trình công việc mạnh mẽ, và việc nắm vững cách sử dụng phù hợp với nhu cầu là yếu tố then chốt. Asana cung cấp các video hướng dẫn trực tuyến, giúp người mới bắt đầu làm quen và khai thác tối đa các tính năng của ứng dụng.

Các tính năng nổi bật của ứng dụng web Asana

• Khả năng tạo công việc dễ dàng, dành cho bản thân hoặc phân công cho các thành viên khác trong nhóm.
• Quản lý công việc thông qua giao diện bảng hoặc danh sách tổng hợp.
• Tùy biến Asana để phù hợp với quy trình làm việc cụ thể của từng đội.
• Sử dụng các mẫu có sẵn để nhanh chóng thêm các giai đoạn công việc mới vào Asana.
• Phân chia công việc cho nhiều người thực hiện.
• Chuyển đổi các ý tưởng sáng tạo thành các dự án cụ thể.
• Đặt thời hạn hoàn thành để đảm bảo tiến độ công việc.
• Đính kèm tài liệu từ máy tính, Dropbox, Box hoặc Google Drive vào công việc hoặc cuộc trò chuyện.
• Thể hiện sự đánh giá cao với các biểu tượng cảm xúc như lời cảm ơn, ngón tay cái hoặc trái tim.
• Trao đổi trực tiếp để làm rõ yêu cầu công việc.
• Thảo luận về tiến độ dự án một cách hiệu quả.
• Theo dõi các hoạt động của đội và tham gia vào các cuộc hội thoại chung.
• Lập kế hoạch hàng ngày với danh sách các công việc ưu tiên.
• Chỉ nhận thông báo về các công việc liên quan trực tiếp đến mình.
• Tìm kiếm công việc cần thiết một cách nhanh chóng và thuận tiện.
• Theo dõi tiến độ dự án thông qua giao diện có thể tùy chỉnh.
• Xem danh sách công việc được hiển thị trên lịch.
• Xác định rõ trách nhiệm của từng thành viên trong công việc.
• Hợp tác làm việc hiệu quả với nhiều người trong Asana.
• Kiểm soát quyền truy cập dự án, tạo nhóm công khai hoặc riêng tư.
• Quản trị viên có thể loại bỏ thành viên, kích hoạt SSO hoặc SAML và xuất dữ liệu.
• Thêm nhiều dự án vào Dashboard và tạo báo cáo trong Google Sheets.
• Mời hơn 15 thành viên vào mỗi đội và mời số lượng lớn khách truy cập.
• Đính kèm trực tiếp các tệp từ Dropbox vào công việc.
• Nhận thông báo cập nhật trên kênh Slack khi có thay đổi trong không gian làm việc Asana.
• Thêm công việc vào Asana một cách nhanh chóng từ bất kỳ trang web nào trên Chrome.
• Đăng nhập Asana bằng thông tin tài khoản doanh nghiệp hiện có.
• Kết nối với Github để cập nhật các thay đổi về mã nguồn cho cả đội.
• Tích hợp với Google Drive để dễ dàng chọn và đính kèm tệp.

Hướng dẫn sử dụng ứng dụng web Asana hiệu quả

Do Asana là ứng dụng web, người dùng sẽ truy cập thông qua trình duyệt. Các thành viên trong đội cần đăng ký tài khoản Asana, sau đó một người sẽ thiết lập các dự án và đội để mọi người tham gia. Mỗi dự án sẽ chứa danh sách các công việc.

Mỗi công việc chính sẽ được chia nhỏ thành các việc phụ, bao gồm người được giao, thời hạn hoàn thành, tài liệu đính kèm, bình luận, thẻ và những người theo dõi. Bạn có thể sử dụng các công việc chính và phụ để theo dõi tiến độ.

Các bình luận và dữ liệu liên quan giúp bạn nắm bắt tình hình công việc mà không cần trao đổi qua email hoặc các kênh khác. Sau khi hoàn thành, toàn bộ lịch sử và thông tin liên quan sẽ được lưu trữ cùng với công việc đó.

Asana sẽ hiển thị các dữ liệu quan trọng, ví dụ như số lượng công việc đã hoàn thành trong dự án. Hãy bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý công việc trực tuyến Asana ngay hôm nay.

Bảo Linh