Bkav eOffice: Giải pháp văn phòng điện tử toàn diện

Bkav eOffice được thiết kế như một hệ thống văn phòng điện tử, hỗ trợ đắc lực cho việc trao đổi thông tin, điều hành và quản lý văn bản, hồ sơ công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Với Bkav eOffice, việc gửi và nhận email, thông báo, cũng như thực hiện hội thoại trực tuyến với hình ảnh minh họa trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Hệ thống còn cung cấp các công cụ hữu ích như trưng cầu dân ý, nhắc việc, lên lịch công tác, gửi tin nhắn SMS và quản lý danh bạ.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ xử lý công văn và hồ sơ công việc một cách khoa học, giúp tăng cường hiệu suất làm việc và giảm thiểu thời gian xử lý.

Chức năng chính của phần mềm văn phòng Bkav eOffice

1. Quản lý và theo dõi văn bản đến

Phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản trực tiếp.
Văn bản đến có thể được nhập từ máy quét, email hoặc fax.
Hệ thống tự động đánh số văn bản hoặc cho phép văn thư tự thực hiện việc này.
Văn bản đến được luân chuyển và xử lý một cách nhanh chóng.
Người dùng có thể tạo phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên hoặc lãnh đạo.
Ý kiến phản hồi sẽ được tự động tổng hợp khi có kết quả.
Thông tin về quá trình xử lý văn bản đến được cập nhật liên tục.
Hệ thống tự động nhắc nhở người dùng khi có văn bản cần xử lý.

2. Quản lý, theo dõi và phát hành văn bản đi

Người dùng có thể soạn thảo văn bản đi và đính kèm các tài liệu liên quan.
Dự thảo văn bản đi được luân chuyển để lấy ý kiến.
Thông tin về dự thảo văn bản được cập nhật, cùng với các bút lục ghi lại ý kiến chỉ đạo của cấp trên.
Phiếu xin ý kiến có thể được gửi đến các chuyên viên và lãnh đạo.
Các bản sửa đổi của dự thảo văn bản được lưu trữ tự động dưới dạng các phiên bản khác nhau.
Văn bản đi được cấp số một cách tự động.
Văn bản đi được phát hành qua mạng.

3. Quản lý hồ sơ công việc

Hồ sơ công việc được tạo lập để phân loại và quản lý văn bản, giấy tờ một cách hiệu quả.
Kết quả giải quyết công việc được cập nhật, sau đó hồ sơ sẽ được đóng lại và tự động lưu trữ.
Tài liệu có thể được thêm, xóa trong hồ sơ công việc.
Quyền quản lý hồ sơ công việc được phân quyền theo đối tượng sử dụng.

4. Quản lý thông báo chung

Hòm thư thông báo chung được tạo lập, xóa bỏ cho toàn cơ quan, phòng ban hoặc các nhóm cụ thể.
Thông báo, nội quy, kết luận giao ban được gửi đến cán bộ thông qua các hòm thư đã tạo.

5. Quản lý gửi nhận email và chia sẻ file

Tiện ích gửi nhận email được tích hợp sẵn.
File được chia sẻ trực tiếp để tránh nguy cơ lây nhiễm virus.

6. Hệ thống phân quyền

Hệ thống được thiết kế cho nhiều đối tượng người dùng khác nhau trong cùng một cơ quan.
Quyền hạn truy cập dữ liệu khác nhau được phân bổ tùy theo đối tượng sử dụng.

7. Khai thác thông tin

Văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc có thể được tra cứu theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm văn bản theo nội dung đầy đủ (Full Text).
Báo cáo tổng hợp thống kê văn bản đến, văn bản đi có thể được tạo lập.
Báo cáo tổng hợp tình hình quản lý hồ sơ công việc và tình hình xử lý công việc có thể được tạo lập.
Công cụ quản lý công việc giúp theo dõi tiến độ xử lý văn bản, xác định người đang giữ văn bản và hướng xử lý tiếp theo.

8. Quản trị hệ thống

Danh sách người sử dụng và nhóm sử dụng được tạo lập.
Danh mục chức danh người sử dụng được tạo lập.
Công cụ sao lưu dữ liệu, khắc phục sự cố và phục hồi dữ liệu được cung cấp.

9. Hội thoại hình ảnh và nhắn tin

Chức năng Teleconference cho phép hội thoại bằng âm thanh và hình ảnh thông qua webcam và micro.
Người dùng có thể dễ dàng đóng góp ý kiến cho cuộc họp một cách trực quan.

10. Quản lý lịch làm việc

Lịch cá nhân hoặc lịch nhóm làm việc có thể được tạo lập.
Lịch làm việc được hiển thị trên biểu đồ thời gian.
Nhiều cách hiển thị lịch khác nhau được hỗ trợ, giúp người dùng quản lý lịch một cách thuận tiện.
Thời khóa biểu có thể được tạo lập cho cá nhân, nhóm, phòng ban, đơn vị.
Thông báo được gửi đến người tham gia lịch khi có tạo mới hoặc thay đổi.
Việc đăng ký và xét duyệt sử dụng phòng họp, thiết bị được hỗ trợ.

11. Trưng cầu ý kiến

Ý kiến của tất cả nhân viên trong cơ quan được thu thập.
Các cuộc bình bầu có thể được tạo lập.

12. Quản lý tin nhắn di động

Tin nhắn được gửi theo cá nhân hoặc theo nhóm.
Thời gian gửi tin nhắn có thể được đặt trước để triệu tập hoặc nhắc nhở cán bộ kịp thời.

13. Xử lý luồng công việc

Luồng công việc được định nghĩa một cách dễ dàng.
Quy trình quản lý công văn, văn bản có thể được thay đổi khi cần thiết:

Luồng văn bản đi, đến của cơ quan có thể được lập, xóa bỏ hoặc thay đổi.
Quyền hạn và nghĩa vụ xử lý văn bản tại mỗi bước được định nghĩa.
Hệ thống tuân thủ chuẩn WfMC.

14. Hệ thống thông báo

Hệ thống chủ động thông báo cho người dùng khi có thông tin quan trọng.
Công cụ định nghĩa "thông tin quan trọng" được cung cấp.
Thông báo được gửi qua di động nếu phát hiện người sử dụng không ở trước máy tính.

15. Hệ thống đọc tin RSS

Tin tức mới nhất từ các trang báo điện tử, blog được xem.
Tin tức được cập nhật một cách nhanh chóng và hiệu quả.

16. Duyệt bài viết

Bài viết được duyệt trước khi đưa lên website hoặc đăng báo, phát sóng.
Hỗ trợ duyệt cả về nội dung và hình thức.
Phù hợp với các cơ quan có trang web, tòa soạn báo, đài truyền hình, đài phát thanh.

Yêu cầu hệ thống:

CPU: Pentium 100 MHz hoặc cao hơn.
Màn hình: Super VGA (800 x 600) 256 màu hoặc cao hơn.
Ổ cứng trống: 200 MB hoặc nhiều hơn.
Hệ thống máy tính được kết nối mạng LAN.

Với rất nhiều tính năng hữu ích và giao diện thân thiện, Bkav eOffice giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức cho người dùng. Hãy tải xuống Bkav eOffice để trao đổi thông tin một cách thuận tiện!