Nếu bạn đảm nhiệm vai trò Trưởng phòng Hành chính, một trong những thách thức lớn nhất có lẽ là việc kiểm kê tài sản. Điều này đồng nghĩa với việc cần nắm rõ số lượng các loại tài sản hiện có trong công ty, mục đích sử dụng và vị trí đặt tại các bộ phận khác nhau.
Phần mềm AssetManage chính là giải pháp toàn diện giúp bạn giải quyết tất cả những vấn đề đó, hỗ trợ quản lý tài sản và thiết bị của công ty một cách hiệu quả nhất. Giao diện phần mềm ban đầu có thể gây cảm giác phức tạp do số lượng mục nhiều, nhưng chúng ta sẽ cùng làm quen thông qua một ví dụ thực tế.
Giả sử công ty bạn có hai địa điểm: Trụ sở chính (Main Office) và một chi nhánh (Branch Office). Mỗi địa điểm lại bao gồm nhiều bộ phận như IT, Nhân sự, Kinh doanh, Môi giới… Nhiệm vụ của bạn là quản lý toàn bộ tài sản tại cả hai địa điểm này.
Trong phần mềm, mỗi địa điểm được gọi là Location. Để tạo một địa điểm mới, bạn chọn File, sau đó chọn New Location, hoặc nhấp trực tiếp vào New Location trên thanh công cụ chính.
Location Name: Main Office. Có thể bạn không cần thực hiện bước này vì phần mềm AssetManage thường tự động tạo sẵn Main Office khi cài đặt. Bạn có thể chỉnh sửa thông tin Location này bằng cách nhấp chuột phải vào Main Office, chọn Properties và sửa lại tên.
Tiếp theo, bạn thực hiện tương tự để tạo Branch Office.
Mỗi địa điểm sẽ có các bộ phận riêng. Nhấp chuột phải vào một trong các địa điểm của bạn, chọn New Department. Department name: nhập tên của từng bộ phận như IT, và các phòng ban khác tùy theo cơ cấu công ty. Bạn lặp lại quy trình này cho địa điểm còn lại.
Trước khi bắt đầu kiểm kê tài sản, bạn cần khai báo các loại tài sản mà công ty bạn quản lý. Ở phía bên phải tab Location, bạn sẽ thấy tab Category. Tất cả các loại tài sản sẽ được liệt kê ở đây. Để khai báo một loại tài sản mới, nhấp chuột phải, chọn Add a Category, nhập Category Name (tên nhóm tài sản) và nhấn OK.
Sau khi hoàn tất việc khai báo các loại tài sản của công ty vào chương trình, chúng ta sẽ tiến hành kiểm kê tài sản của từng bộ phận. Ví dụ, chúng ta sẽ kiểm kê tài sản của phòng IT trước. Hiện tại, phòng IT có ba màn hình LCD ViewSonic, ba thùng máy Intel, năm máy tính xách tay và tám server HP DL380.
Nhấp chuột phải vào phòng IT, chọn Add Item to this Department.
Màn hình khai báo thông tin tài sản sẽ xuất hiện. Màn hình này có nhiều tab, nhưng bạn chỉ cần quan tâm đến ba tab chính: General, Additional và Item Picture. Trong tab General, bạn nhập các thông tin về tài sản như: tên tài sản, loại tài sản, giá mua, số lượng, nhà sản xuất, số serial number.
Nếu bạn muốn khai báo mã vạch của tài sản, bạn chuyển sang tab Additional, nhập vào ô Bar code. Để minh họa tài sản bằng hình ảnh, bạn vào tab Item Picture và chọn nút Load Image phía dưới để chọn hình ảnh minh họa.
Sau khi khai báo xong, bạn nhấn Ok để thoát ra.
Bạn thực hiện tương tự để kiểm kê tất cả các thiết bị còn lại. Chỉ với vài bước đơn giản, bạn đã có thể quản lý tài sản của công ty một cách chính xác và dễ dàng. Khi cần báo cáo với cấp trên, bạn có thể dễ dàng thực hiện với chức năng tạo Report của AssetManage, tạo báo cáo theo danh sách, theo bộ phận,…
Bạn không phải là Trưởng phòng Hành chính Nhân sự? Vậy còn những tài sản trong gia đình bạn thì sao? Bạn đã mua chúng khi nào, khi nào hết hạn bảo hành và cần mang đi bảo hành ở đâu? Chương trình này cũng có thể hữu ích cho bạn đấy!
Theo Echip
5 nhận xét
Windows
Quản lý Doanh nghiệp
Quản lý Nhân sự
